Réflexion(s)
Leave a comment

Organiser un colloque inoubliable

colloque

Il existe sur Internet des fiches très complètes pour l’organisation matérielle d’un colloque, comme celle-ci. Mais peu réfléchissent à l’esprit d’un colloque (ou d’une journée d’étude, ou d’un congrès… bref de tout rassemblement avec des communications orales).

Quel est l’intérêt d’un colloque ? Si vous pensez que l’intérêt réside dans la qualité de fond des communications, vous faites erreur. Ce que veulent les gens est beaucoup plus simple : passer un bon moment.

Qu’est-ce que cela signifie ? Les participants veulent avant tout créer des liens humains intéressants qu’ils garderont après le colloque, assister à des prestations orales stimulantes dans leur forme même s’ils ne maîtrisent pas le sujet (3 fois sur 4 vous ne comprendrez pas grand-chose au sujet, surtout si le colloque est interdisciplinaire), sentir qu’ils ont intéressé les autres… C’est ce qui le rendra inoubliable.

Un colloque vaut pour ce qui se passe et se dit entre les communications : aux pauses, aux repas, aux sorties du soir… C’est à ce moment que les informations les plus intéressantes surviennent, au détour de conversations plus informelles. Sinon, il suffirait de lire des articles toute la journée.

La seule manière de favoriser ce type d’échanges, qui est le cœur de cette pratique sociale et universitaire très particulière, est de créer une bonne ambiance et de limiter l’ennui au maximum durant les communications afin que les esprits soient encore assez vifs aux pauses. Cette tâche incombe en grande partie aux organisateurs. C’est sur cette dimension que porte cet article.

Les conseils qui suivent sont le fait d’observations personnelles. J’ai tendance à passer plus de temps lors des colloques à réfléchir à ce qui fait un bon colloque qu’au sujet lui-même. Voici donc quelques pistes.

L’organisation générale

– La ou les personnes qui se sont chargées des échanges par mail avec les participants doivent accueillir ces derniers afin de réduire leur stress. Ce premier contact est primordial. On charge de préférence la personne la plus sociable d’aller à la rencontre des participants. Plus vite les participants se sentent à l’aise, plus vite la dynamique de groupe prendra.

– Prévenir qu’on se réserve le droit de publier l’article en fonction de la présence tout au long du colloque. J’ai vu trop souvent des personnes arriver pour leur communication et quitter le colloque après. L’enjeu d’un colloque ou d’une journée est de partager entre les communications, ce qui implique la présence des participants tout au long. Ne venir que pour sa prestation est irrespectueux et bien trop fréquent !

– Proposer un verre la veille au soir pour faire connaissance est une très bonne idée.

– Proposez aux participants d’envoyer leur PowerPoint et autres fichiers électroniques pour éviter les oublis. Les mettre sur une clé USB qu’on amène au colloque, car c’est fou le nombre de fois où Internet ne fonctionne pas le jour du colloque ou le nombre de fois où la clé USB du participant est mal formatée et ne peut être utilisée.

Créer un espace convivial

L’espace qui va être partagé est un facteur clé de la bonne ambiance. Un risque est qu’en le découvrant, les participants mettent de l’espace entre eux, parce qu’ils ne se connaissent pas encore. Mais une fois qu’ils se connaissent mieux, ils ne vont pas forcément changer de place. Autant les rapprocher dès le début sans pour autant les agresser !

– La disposition des tables peut faire toute la différence. Préférer des tables en U ou demi-cercle si le matériel s’y prête. Le but est de se voir entre participants.

– Si la salle est grande, la disposer de manière à ce que les gens soient regroupés en n’utilisant qu’une partie de la salle. Il m’est arrivé de participer à un colloque avec 10 intervenants dans une salle pouvant accueillir 60 personnes. Évidemment, les 10 participants se sont répartis dans toute la salle, créant une atmosphère assez froide.

– Si on ne peut pas changer les tables de place et qu’il y a trop d’espace, on peut enlever les chaises des rangées du fond pour inciter les gens à s’asseoir aux premières rangées.

– Dans la mesure du possible, préparer la salle avant l’arrivée des participants pour qu’ils arrivent dans un espace préparé pour eux.

– Trop souvent la table où parlent les orateurs est sur un côté de la salle au lieu d’être centrée, ce qui est désagréable pour la moitié de la salle. Centrer la table dans la mesure du possible.

– Si participants et présentateurs sont répartis sur 2 tables, ne pas laisser un des orateurs seul à une table. Il vaut mieux que ce soit le président de séance qui se sacrifie et se retrouve seul.

Le temps qu’on ne voit pas passer

– Le respect du temps est nécessaire : l’attention n’est pas infinie. Insister sur le temps de parole nécessaire dans les mails qui précèdent. Prévenir que le temps des questions/réponses peut disparaître si on dépasse son temps de paroles. Parce qu’il y en a marre de ceux qui dépassent leur temps et disent : « Oh, c’est dommage qu’on ne puisse pas échanger… » Tu n’avais qu’à tenir ton temps de parole ! En plus, ce genre de comportements pénalise toujours ceux qui passent en fin de journée — et il se trouve que c’est souvent moi !

– Mettre un chronomètre ou un compte à rebours assez gros visible pour le conférencier – et pour la salle si possible. Inutile de faire passer un papier avec le temps restant si on a opté pour ce système, le procédé étant parfois perçu comme un peu grossier et peut déconcentrer le conférencier.

– Préférer une discussion après chaque intervention, à moins que les panels aient une vraie cohérence. Le risque des questions collectives est double : une personne peut se retrouver sans question, ce qui met toujours mal à l’aise ; on pose parfois la même question à tous, mais le procédé tombe souvent à côté par manque de pertinence.

Les prestations orales

– Le président de séance ne devrait pas se contenter de lire ce qui est écrit sur le programme puisque tout le monde l’a déjà lu en général, ou peut le faire. Il devrait se renseigner directement auprès des personnes afin de personnaliser leur présentation.

– Il est de bon ton que le président de séance fasse un petit commentaire sur les communications et pose éventuellement la première question pour lancer la discussion.

– Proposer pour les PowerPoint une trame avec les polices, les logos, la pagination, etc. pour les communicants que cela peut intéresser. La raison en est toute simple : il y en a marre des PowerPoint effet papyrus ! Plus sérieusement, une succession de PowerPoint avec des polices différentes fatigue plus vite, même si on peut croire que c’est plus monotone.

– Éteindre le projecteur quand on ne l’utilise pas, car il attire l’attention du public.

Et vous, des idées pour rendre les colloques plus conviviaux ?

Votre avis m’intéresse :)